Une galerie, grande ou petite, est d'abord une affaire de mémoire : quelle œuvre est où, à qui, à quel prix, pour combien de temps. Un bureau mal tenu mène aux oublis et aux litiges. Ce guide présente une organisation simple, sur papier ou sur ordinateur, qui tient dans la durée. Il s'adresse aux petites structures qui n'ont ni logiciel spécialisé ni assistante dédiée, et qui veulent simplement retrouver en deux minutes l'information dont elles ont besoin : un prix, une date, un nom, un état de conservation.
Tenir un registre d'entrées et de sorties
Chaque œuvre qui entre ou sort mérite une ligne datée : titre, artiste, dimensions, état, propriétaire, destination. Ce registre protège la galerie en cas de désaccord et sert de base aux déclarations d'assurance. Un tableur suffit, à condition de le sauvegarder.
Établir une fiche par œuvre
La fiche réunit une photographie, les mentions de signature, le prix, la technique, l'état de conservation et l'historique. Numérotez les œuvres de façon unique et inscrivez ce numéro au dos, à un endroit visible mais discret. Cette référence évite les confusions entre œuvres proches.
Suivre les contacts et les ventes
Notez pour chaque collectionneur ses intérêts, ses échanges et les suites à donner. Un bon suivi permet de proposer la bonne œuvre à la bonne personne. Respectez les règles de protection des données : conservez uniquement ce qui est utile et ne partagez pas ces informations.
Sauvegarder ses documents
Faites une copie régulière de vos fichiers sur un support séparé, et conservez une version papier des documents essentiels. Une sauvegarde qui n'est jamais testée ne sert à rien : essayez de restaurer un fichier de temps en temps.
Préparer l'exposition suivante
Gardez un calendrier des expositions avec les étapes de préparation : sélection, transport, encadrement, communication, accrochage, vernissage. Cette trame évite l'accumulation des tâches de dernière minute.
Préparer les documents de vente
Un bon de dépôt, une facture claire et une fiche de prix évitent les malentendus. Précisez le nom des parties, la description de l'œuvre, le prix, les conditions de paiement et les délais. Faites relire vos modèles par un professionnel du droit si besoin. Gardez un exemplaire signé de chaque document, rangé avec la fiche de l'œuvre correspondante.
Checklist
- Chaque entrée et sortie est notée avec sa date
- Chaque œuvre a un numéro unique et une fiche
- Les photographies sont nettes et classées
- Les contacts sont suivis avec leurs suites à donner
- Mes fichiers sont sauvegardés sur un support séparé
- Un calendrier d'exposition est à jour
Questions fréquentes
Quel outil pour tenir un inventaire ?
Un tableur bien structuré suffit pour commencer. Choisissez un logiciel spécialisé seulement si le volume l'exige.
Comment numéroter les œuvres ?
Avec un numéro unique et stable, par exemple l'année suivie d'un numéro d'ordre. Évitez de réutiliser un numéro.
Faut-il conserver les factures ?
Oui, elles servent aux contrôles, aux assurances et aux litiges éventuels. Vérifiez la durée de conservation applicable à votre situation.
Ce guide expose des principes généraux et ne note, ne décrit ni ne recommande aucun site de l'annuaire. Les règles juridiques évoquées sont résumées prudemment : vérifiez-les auprès des sources officielles avant toute démarche.
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- 🔖Numérotation d'un tirage et épreuves d'artisteProchain numéro, restant à vendre et chiffre d'affaires
- 🎯Seuil de rentabilité d'une expositionCombien d'œuvres vendre pour couvrir les frais
- 🤝Commission de galerie et part de l'artisteDu prix public à la part de l'artiste, et inversement